2011年3月31日 星期四

薛理桂:總統公文與檔案管理制度

據報載總統府經過2年多時間清查公文歸檔情況後發現,在民進黨執政的8年期間,前總統府五長(包括總統、副總統、祕書長及兩位副祕書長)辦公室竟有高達三萬六千多件公文及外交祕抄文件不知去向,其中陳前總統辦公室高達九成四公文及機密文件未依法歸檔,實屬駭人聽聞的事。我國自解嚴後,民主逐漸邁向制度化,但實施總統直選的經驗究屬剛學步,也因而連帶的總統府內公文與檔案管理制度未能建立制度。
目前總統府雖為補強該府文書管理方面的疏漏,而訂定「總統府長官辦公室文書處理原則」與「總統府長官辦公室機密文書處理原則」兩項原則,但究屬亡羊補牢的性質,並未能全盤性解決總統府的文書與檔案管理的根本問題。
我國《檔案法》早已於民國88年12月通過,該法第13條明文規定:「公務員於職務移交或離職時,應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交,並應保持完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。」該法在第24條亦規定:「明知不應銷毀之檔案而銷毀者,處2年以下有期徒刑或併科新台幣5萬元以下罰金。……違反第13條之規定者,亦同。」可知《檔案法》早已規範公務人員檔案之移交事宜,且已訂定相關之罰則。
《檔案法》是我國最根本的檔案管理專法,上自總統府,下至鄉鎮公所產生的公文與檔案,都應受到此法所規範。前述總統府自行訂定的文書處理與機密文書處理原則,屬於檔案的上游─文書的處理規範。總統府對於本身產生的公文的管理,並未能受到其他第三者的約束,將有球員兼裁判之慮。如為根本解決總統府府內五長辦公室所產生的公文與檔案能夠妥善管理,有賴予以制度化。
美國係實施總統制的國家,卸任總統大都設有總統圖書館以完整典藏前總統任內所產生的公文與檔案。但該館的人員係由國家檔案與文件總署(NARA)所派任,且在總統卸任之前半年即由該署派遣檔案管理人員進駐白宮,為日後將移交的檔案建立清冊。此舉可以避免卸任總統或其幕僚銷毀或攜出文件之疑慮。
盼派任檔案管理員
總統執行公務所產生的公文或檔案是屬於全民所共有,由於總統府所產生的公文或檔案將是關係著全國發展與全民的命運,這些檔案是屬於全體國人所共同擁有,絕不容許以私人名義帶出、遺失,或甚至於惡意銷毀。
為解決總統府內所產生的公文與檔案管理問題,根本之計是希望立法院能夠盡速訂定「總統文件與檔案管理法」的專法,在該法中詳細定義總統文件的範圍、平時總統府內公文的管理流程、檔案管理人員的派任、新舊任總統如何進行總統文件的交接、檔案管理局所扮演角色、卸任總統文件典藏於何處、多久以後總統文件可以開放供外界使用等項目。在該法中,有必要規範總統府內檔案人員是屬於中立的立場,檔案人員不得有政黨傾向,且檔案人員直接由檔案主管機關─檔案管理局派任。
檔案人員如果由檔案管理局派任,將可以免除球員兼裁判的疑慮。在總統將卸任之前半年,由檔案管理局派遣檔案管理人員進駐總統府。如此一來,總統府內協助檔案移交的檔案管理人員將不受該府的約束,也較能保持中立的立場。如果未有總統文件與檔案管理的專法,每次新舊任總統交接之際都將面臨檔案無法完整移轉給下一任總統的問題再度發生。
2011年03月31日蘋果日報:
http://tw.nextmedia.com/applenews/article/art_id/33286709/IssueID/20110331

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