2012年2月23日 星期四

我國檔案管理出現漏洞?

據報載(註1),宜蘭縣史館三年多前為增加庫房空間,而將陳定南縣長任內三十三萬餘件縣府檔案以「有無陳定南簽名」作為檔案保存依據進行篩選銷毀,目前僅餘四千多件留存庫房。該批檔案乃於民國八十一年至八十八年間檔案管理局尚未成立以前所移撥,根據前館長聶孝唐所稱,此批公文為縣府檔案科要銷毀的公文,解除列管後送縣史館篩選有無價值的史料。
根據我國檔案管理作業流程,檔案於業務過程中產生,依據其內容特性,由檔案產生人員給予適當之保存期限,屆臨保存期限之檔案列冊匯送予檔案管理局進行價值之鑑定,經確定無保存價值之檔案則可銷毀或轉由文史機關篩選留存。宜蘭縣史館所銷毀之檔案,在此作業流程下有幾點待議之處。首先,銷毀之檔案乃於檔案管理局成立之前所移撥,其時並無相關價值鑑定之機制,因此前館長聶孝唐縱然稱該批檔案為「宜蘭縣府檔案科要銷毀的公文」,亦須經過鑑定程序方能確定是否有無保存價值,且其認定歷史系畢業即具備檔案鑑定之專業,故任由承辦人葉明琦一人以「有無陳定南簽名」作為價值鑑定依據,荒唐至極!
根據英國檔案學人詹金森所提檔案鑑定理論,對於檔案價值最熟悉者莫過於檔案產生者或所隸屬之業務單位,因此檔案的銷毀亦應採取兩者之意見與看法,或由其與歷史學者組成鑑定小組,方能決定檔案之價值,斷然僅以「歷史系畢業」即認定可深入解析政府龐大業務所產生之檔案價值,豈不荒唐?
其次,宜蘭縣史館於民國九十七年簽准銷毀該批檔案,此時檔案管理局已然成立,簽准銷毀是由何人所簽准?若為檔案管理局所簽准,則此批檔案銷毀了具有價值者則應由檔案管理局所負責,若非檔案管理局所簽准,則顯現我國檔案管理在檔案管理局成立以前所移轉之檔案在現今體系架構下具有死角,而這樣的死角並不僅止於宜蘭縣史館,許多文史機關亦在檔案管理局成立之前即與政府接洽以徵收檔案,諸如國史館所典藏之〈大溪檔案〉、中央研究院近代史研究所檔案館所典藏之〈外交部檔案〉、〈經濟部檔案〉等,無一不是我國重要文化資產,豈能僅因「為增加庫房空間」而逕自銷毀?因此,筆者在此呼籲,檔案管理局應徹底清查其成立以前所移轉之檔案現況,詳盡列冊管理,日後並積極修法規範這些檔案,以避免我國重要文化資產因各項原因而持續散佚。
註1:游明金, 「陳定南執政宜縣史料 33萬餘件剩4215件」,自由電子報(2012/02/15),
http://www.libertytimes.com.tw/2012/new/feb/15/today-p8.htm(檢索於 2012/02/12)。
陳定南執政宜縣史料 33萬餘件剩4215件
陳定南基金會批離譜 呂國華:不知情
〔記者游明金/宜蘭報導〕宜蘭縣史館原保存三十三萬餘件陳定南縣長任內的縣府檔案史料,三年多前國民黨縣長呂國華執政時,縣史館揀選後只保存四千多件,其餘史料銷毀。縣議員黃適超接獲陳情,抨擊縣史館是典藏史料專責機關,竟然監守自「毀」;陳定南教育基金會批評有夠離譜;呂國華則說,他不知道這個事。
陳定南民國七十一年到七十八年擔任宜蘭縣長,當縣長時的縣府檔案,於八十一年至八十八年間陸續解除列管,移撥給縣史館保管、整理、篩選與典藏,共移撥三十三萬二千八百一十一件,保存在縣史館庫房。
縣史館九十六年整理庫房,認為該批檔案占用龐大空間,列為優先整理文件,經篩選,只保存四千二百一十五件,其餘三十二萬餘件檔案史料,於九十七年四月簽准銷毀;去年底,有老師到縣史館借閱陳定南時期公文檔案,才發現被銷毀,情況嚴重。
縣議員斥縣史館輕率無知 促徹查究責
縣議員黃適超說,政府檔案是宜蘭縣最重要史料,縣史館卻自毀長城、違背職責,縣史館以增加庫房空間作為銷毀檔案理由,完全是卸責之詞,縣史館公文檔案收藏可容納九十六萬件,三十餘萬件只占三分之一。
黃適超說,陳定南對宜蘭縣政影響深遠,很多公文檔案都值得保存,縣史館竟銷毀三十多萬件,造成無法彌補後果,相關人員輕率、無知與無能,令人痛心疾首,應徹查追究責任。
陳定南教育基金會董事長林光義質疑,三十三萬件只剩四千多件,是用什麼作為揀選標準,檔案是歷史紀錄,很多原件更是無價之寶,縣史館是專業單位,卻把這些東西銷毀,實在過於草率,有夠離譜。
當時的館長聶孝唐辯稱,這批公文原本就是縣府檔案科要銷毀的公文,解除列管後送縣史館篩選有無價值的史料,公文占的空間太大,為整理庫房才辦理篩檢,篩檢作業交給承辦人葉明琦負責,葉是台大歷史系畢業,完全尊重葉的專業。
但葉明琦說,「我當時只是約僱人員,哪有什麼權力!」篩檢標準是館長決定的,他只是奉命行事。聶孝唐強調,公文不必然都是史料,真正有價值需永久保存的,仍被列為「永久保存」檔案,還在縣府檔案科,外界不必過度放大問題。
現任縣史館館長廖英杰則認為,聶孝唐與葉明琦,僅以「有無陳定南簽名」作為檔案史料保存依據,是高度不專業。許多公文不一定是縣長決行,而是授權局處長處理,卻是很重要的文件史料,因此應組成「史料鑑定小組」,由專業人士參與鑑定。

5 則留言 :

  1. 哇哇哇,這真是要不得的一件大事!一直認為宜蘭能有縣史館做為典藏地方文史資料、地方發展檔案的處所,堪為臺灣各地方政府之表率,想不到竟有此紕漏!縣府檔案之產生,是縣府行政執行、業務推動之證明,該批檔案豈可僅以「有無陳定男簽名」做為銷毀鑑定之依據!?應該由縣府人員、文史單位和相關學者組成團隊,就產生者之功能、地方發展觀點、實際檔案內容價值等面向,予以鑑定,也要留下辦理鑑定過程的相關決策文書,做為日後查考。新聞報導內容也曝露了政府常以臨時聘僱人員負責重要檔案業務(地方單位尤甚),一旦發生問題,便卸責給聘僱人員,既無濟於事,也顯得輕率可笑!

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  2. 臺灣檔案管理的觀念並沒有很普及(因為起步很晚),像這樣的情形其實在其他地方應該也有,只是沒有暴露出來,很多人覺得「歷史系畢業」就應該是檔案專業,我覺得這倒是需要重新更正觀念,歷史系畢業不可否認其對於歷史研究及史料應用的深入,但對於「管理」,我倒不曾聽聞有任何歷史系特別著重於這部分,環境的控制、史料的鑑定...等,沒有一個不是專業,臺灣人真的應該好好釐清,這就好比大家總是認為資工系就會修電腦、電機系就會修電視、機械系就會修機車...等等的情形是一樣的。

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  3. 天下第一帥豆2012年3月25日 上午7:37

    哈哈~~
    這個新聞出來我就期待你會發表一些評論
    不過我太晚看到了XD

    話說
    這個事件我的看法跟你有點不一樣
    應該說看的角度有很大的不同吧
    改天見面好好跟你聊一下我的看法XD
    我好懶惰打字XDDD

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  4. 豆哥,這篇文章基本上都是「據報載」,也就是假設報紙上刊登的是正確的,相信很多人都跟我一樣很訝異新聞的主角是宜蘭縣史館,畢竟宜蘭縣對於文史資料的保存與珍惜是大家有目共睹的,所以大多數人相信這報導的後面一定是有隱情的,可惜這新聞出來後並不見任何說明(或者我沒注意到)。題外話,聽說你們家檔案都進了檔案管理局?怎不先辦個展覽?直接送去不是太可惜了嗎?

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  5. 還沒送阿~~
    我們沒有辦過鑑定
    所以也沒銷毀
    更沒史政機關來要檔案
    一堆寶喔XDDDD

    不過這也表示這邊很多問題要解決
    另外展覽的話
    就要長官支持了
    畢竟幕僚單位
    想做跟有沒有辦法做都是另一回事

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