2012年5月15日 星期二

[讀書] Starting policy: defining records

Form: Cox, R. (2001) Chapter 1: Starting policy: defining records. In: Managing records as evidence and information. Westport, Connecticut: Quorum Books, pp.1-42.
許多人對於將某些東西「文書化/記錄化」是具有認知(sense)。這樣的行為並不具有任何秘訣,其目標在使其成為可靠且可辨識的形式。信件、備忘錄、收據(receipt)及帳單等即為我們個人及生活中所會面對的各種類型的文書,這是我們幾百年下來組織化(organizational)、社會化(societal activity)及改革的結果。我們藉由經年累月地個人經驗(experience)、習慣(convention)、常識(common sense)、教育(education)與訓練(training)反射性的處理這些文書。即使是新式的電子文件,也大多模仿傳統形式以電腦螢幕呈現。
假如辨識文書是非常容易且平淡無奇的一件事情,我們又何苦需要花時間在它的定義上呢?藉由技術人員,我們可以預言文書何時會失去其價值,無紙化辦公室及其後相關軟體都承諾會管理大量資料,兩者皆促使我們正視解析文書的構成,這有點像是我們在討論紙本書的未來那樣。
我們的資訊時代已產生巨大的變化。電腦的發明支援許多複雜且好用的軟體,這似乎也影響著人們觀看文書的角度。
我們正冒著失去文書價值的風險(we risk losing sight of records)。即使文書專家、檔案管理學者及文書管理者長時間忙於爭論文書的構成。定義聚焦於資訊(information)、資料(data)、結構(structure)、源起(origination)或潛在終端使用者(end-user)。常識及一些平常可以看到的類型反倒變成令人困惑的,甚至連檔案理論也會成為問題,其理論架構實在很難成為策略(policy)。自從擬定策略需要簡明、清楚、令人信服等特質,這些令人困惑的部分都沒有希望列為其中。
我們是否正在見證新文書的革命?
自文書於每個組織中成為必要時,面臨種種疑問挑戰的文書定義亦成為組織中難於釐清的問題。文書管理及檔案相關資料描述「record」皆相當固定(易於釐清),利於掌握。
  • 一本經典的檔案教科書定義「record」:個人、機構或組織所產生、接收或維護的任何型式的文書資訊,無論其為實體或特殊型式。文書亦可泛及所有人類記憶,其產生之目的在於記錄資訊、進一步解釋、提供憑證及事件持續性的證據。文書產生乃基於人們資訊的產生與儲存的需求,以檢索及傳播這些文書,並與過去建立明確的連結。這個定義(及其他類似的定義)長期為檔案管理人員及文書管理者所使用。這定義是美國聯邦政府文書法在這半個世紀來的變形,且這些法其本身則根基於另一個半世紀南美及國際的慣例及定義。當這些定義將技術整併於其中時,其指稱文書在其中只有一個改變,即在即在其保存及可被檢索的方式。
  • 古文藝復興時期的文獻學(diplomatic),接受近來北美文書管理及檔案實務所關注的事情,致使文件(document)是能夠被陳列的規則(representation rules)所描述的,而這些規則乃「反映政治、法規、行政及經濟結構、文化、習慣、沒有根據的觀點,並指派專責單位以負責文件的撰擬,因其系統地闡述或反映該想法或事實於文件上之脈絡(reflect political, legal, administrative, and economic structures, culture, habits, myths, and constiture an integral part of the written document, because they formulate or condition the ideas or facts which we take to be the context of the documents.)」。

因為資訊科技的影響其於組織內大量被依賴,文書的定義對於組織而言亦為重要。
再探文書憑證價值
The Rediscovery of The Record as Evidence Rather than Information Source

  • 資訊時代造成文書產生者(records creators)、使用者(users)及管理者(custodians)在文書定義上的爭論。電腦技術迅速的發展及其躍進的成本與使用的便利性,致使各學科開始關注資訊管理。
  • 資訊通常使用資料、想法與知識來定義,藉由三者之使用、組織與不同類型限制的傳播。現代電子複合式的文件(文本、電子表單、圖像、影像、聲像)已聚焦於強調資訊的本質。「records」必須首先被定義,然後利用技術(technical solutions)來維護。
  • 澳洲檔案管理人員已明確地完成這樣的定義,其指稱「檔案學的核心在於證據價值,而非資訊價值。檔案管理人員不處理獨立的資訊,但卻處理其文件(pivot of archival science is evidence not information. Archivists do not deal with isolated and free-floating bits of information, but with their documentary expression.)」。
  • 對於文書界所面臨的問題在於法律對於文件(document)的定義。文書管理者依法決定哪些文書需要持續維護及如何使用這些文件,但現代資訊科技致使這樣的事情越來越複雜。
  • 諷刺的是,當技術越來越複雜且優於處理、使用及儲存資訊,法國、普魯士及荷蘭的檔案管理人員卻制定了初步的檔案及文書管理原則。20世紀初,文書基本概念精確地被闡述,描繪出傳統與實務。
  • 1898年荷蘭手冊詳述文書「有機(organic)」的特質(organic nature)、文書與文書之間的關係(the matter of their natural accretion)及脈絡與組織憑證角色的重要性(the importance of their context and role as organizational evidence)。
  • 英國檔案管理人員詹金森(Hilary Jenkinson)所提出之「行政人員決定論(administrative or executive transaction)」建立了文書基本原則及檔案館的基礎概念。
  • 諾頓(Margaret Cross Norton),美國檔案綱領及現代文書管理的先驅,亦強調業務(transactions)與憑證(evidence),定義美國州政府檔案館具有「依法規劃與指導政府業務所產生文書之維護責任」。
  • 與諾頓同時期、美國最早的檔案理論家謝倫伯格(T. R. Schellenberg)亦提供了一個相似的「records」定義。因此,20世紀中葉,文書作為一個業務憑證的意義似乎越來越穩固。
  • 為何現在仍戮力於文書觀念?檔案管理人員及文書管理者對於其所服務之組織已成為不可或缺的一部分。文書界(records professionals)需要新的策略以針對文書的憑證價值,而非資訊價值。資訊時代之所以吸引人乃在於其管理大量多元的資源。當許多記憶變成可再利用



術語的問題:「archives」一詞在資訊界的應用
Terminological Problems: “Archives” in The Information Professions

  • 對於組織而言,新文書格式的維護所面臨的問題遠小於不同資訊專業(information professionals)間的選擇與連結。近來技術語言已被稱作「科技專門術語(technobabble)」,因當其「被用來填補或修飾」、「被用來令人困惑」、「沒有必要被使用」、「被企圖用來讓人覺得他知道他們在講什麼」時,還能夠「利用聽不懂的行話來進行交流(jargon devolves into babble)」。這些科技專門術語造成資訊界的大麻煩,包括文書與資訊資源的管理,此時科技(technology)成為重要的核心。當這些挪用其他領域的詞語已成為資訊界相當普遍的用語時,此時不僅可能造成混淆,對於該領域還會造成縮小或消失的危險。
  • 科學技術人員挪用了「archives」指稱資料的備份或相似的目的,不再需要於既定的原則下儲存資訊,且成為備份軟體或程序的成果名詞。這類使用「archives」會有兩種影響:

第一,技術人員的習慣將致使文書正確價值認知甚至文書自身基礎概念的缺乏。
第二,技術人員使用「archives」亦致使檔案管理人員及文書管理者難於有效地與資訊系統溝通。

  • 因此,「科技專門術語(technobabble)」所造成的另一項結果,即致使資訊專業不再需要建立障礙坑道(barriers undermining)以跨越其基礎目標。技術行話並不只傷害了特定學科廣泛的任務(broader mission),也遮蔽了基本觀念、原則及實務的瞭解。「archives」及其使用即為這樣困境中最好的例子。
  • 文書專家與資訊系統管理者之間溝通的問題在於之後的教科書即較為清晰。這類教科書大部分並未述及「archives」或任何不同的字詞。

一本教科出提及「archival files」,但對於觀念而言則並沒有任何定義,除此之外,也沒說明其與「file」的差異性。
另一個參考書則提及「historical database」,其稱該資料庫「a database that models time by recording the time in which a state correctly models reality. Historical DBMSs cannot rollback; they only store the current knowledge about the past.」。
一本教科書則以以下方式提及歷史儲存工具:「Magnentic tape(磁帶) is best suited for use as a historical storage medium. The firm(底片) can store data on tape and retain the tape as a record of business activity.」。

  • 必須注意到的是,「data」與「record」被使用於這些敘述之中。「data」為「對於使用者而言是毫無意義的實情與圖表。Data藉由資訊處理程序轉化為資訊。Data為未經處理的資料。(facts and figures that are relatively meaningless to the user. Data is transformed into information by an information processor. Data is the raw material of information.)」,「record」則為「與某個特定主題相關的資料集合(collection of data elements that relate to a certain subject.)」。這樣的陳述反映出文書與資訊之間的鴻溝 – 文書的定義非常的精確。

一本教科書定義「邏輯紀錄logical record」為「相關資料的集合collection of related data items」及「實體紀錄physical record」為「一個或多個邏輯紀錄整合在一起,以增加輸入與輸出速度及降低儲存空間one or more logical records combined to increase input/output speeds and to reduce space required for storage.」。
再造文件中心以成為資訊界及其策略初步工作概念的方式
Solutions For Re-Establishing the Centrality of the Record as a Basic Working Concept for The Information Professions and Their Policies

  • 文書工作在管理與維護文書時需要連結其他學科。專業的行話並不能縮減經營時所付出的努力,亦不能被檔案管理人員及文書管理的陳規所允許。

其他的問題:文書與手稿
Another Problem: Records and Manuscripts

  • 文書到底是什麼及在組織中如何管理文書這類的問題可能是文書管理者對於其他資訊時代專家的憂慮,多餘的柵欄豎立於文書專業與文書學理之間。舉例來說,手稿管理者與許多原本關注於徵集與維護這些組織或非組織所產生文件的其他檔案管理人員,認為電子文書的工作、理論與討論,檔案管理人員對於電子文書管理中檔案管理人員自實體工作及其任務中抽離而產生新工作並無認知。檔案管理人員需要去關心系所產生出來的文書嗎?檔案管理人員是否有在關心這些文書對於文化及社會的價值?檔案管理人員是否仍關心大量的文書被產出?當我們沉沒於紙本檔案中,電子文書將取代紙本文書?當我們侵入手稿領域,將其搬移至網際網路空間,檔案工作是否失去其魅力?
  • 近來檔案社群似乎自檔案管理人員所扮演的手稿管理角色開始轉移至強調電子文書。以下這類問題乃由於電子文書保存勝過現今檔案館業務,增加了文書保存機械化與檔案館維持文書連續性價值責任之間的鴻溝。
  • 電腦光碟真的能夠擁有符號價值?
  • Can that small computer disk really ever have symbolic value?
  • 大部分的人真的都依賴電子文書保存系統?
  • Is the average person really reliant on electronic recordkeeping systems?
  • 檔案管理人員將如何管理這些獨立於其產生組織原本體系的電子文書?
  • How will archivists manage those electronic records alienated from their organizational settings when institutions end or purge records?


  • 檔案管理人員基本的任務、目標或焦點在於這些事情的根本。文書保存新的焦點乃源自於電子文書管理是否應該統一的討論。近來討論多回顧過去檔案管理人員實際業務,及文書管理及文書保存系統以維持文書之證據價值、可解釋性及記憶。有許多歷史學者及其他研究學者針對私人、組織及政府文書維護的機會或目的轉寫論文或專著,對於瞭解過去社會提供豐富的資源。對於檔案管理人員而言,「records」(無論何種型式)掌握了證據,且該證據乃來自於文化、歷史及社會公眾。「神聖不可侵犯的(sacred)」文書珍藏於美國國家檔案館的神廟內僅是這些深具符號價值(symbolic value)的文書之一。這些文書亦為反映民主

對於憑證的功能需求:記錄保存(Recordkeeping)及其價值(Warrant)
Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping and Their Warrant
結論:掌舵而非划船
Conclusion: Steering, Not Rowing

  • 近來的研究僅是文書專業(records profession)裡的文書再發現。澳洲檔案教育者Sue McKemmish 認為「re-discovery」類似檔案專業裡的掌舵角色。本文主題「策略(policy)」就是掌舵的一種形式。文書界能夠利用其徵集、管理及依據時間釋放證據等能力來建立文書保存制度,以培育文書保存文化。檔案管理人員最好具體說明哪些證據是要被截取出來且多久即需要處理,並建立適當的維護策略。
  • 如同McKemmish及其澳洲同事所指稱,檔案管理人員及文書管理者需要影響、教育、溝通、監控及解決問題。這樣的作法與詹金森、謝倫伯格等早期檔案先趨論著中所指稱消極的檔案角色並不相同;詹金森與謝倫伯格在位期間皆未自第一次世界大戰跨及1960年代,以預見新文書儲存技術的挑戰。這些先驅們對於文書的本質及文書保存系統提供了一套有用的方針,但卻沒有回答所有麻煩的疑問或是解決所有令人困惑的問題。藉由這些精確的文書定義,檔案管理人員及文書管理者能夠回絕對兩者機構及廣大的社會的傳統。在21世紀,文書界可超脫於傳統或固執的理論觀念以處理特殊的挑戰。文書界也必須說放棄舊觀念而於實務中反省真的是非常重要的一件事。

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