2014年9月22日 星期一

檔案編纂學:關於國內檔案的引用格式

圖:《國史館館刊》論文寫作格式截圖
相信許多人跟我一樣,想要引用檔案內容,卻又不知道該如何引用,好不容易抄了一大堆,結果卻搞不清楚眼前的這份資料到底該如何描述?查了各種引用格式的規範,MLA、APA、Chicago,就是找不到檔案引用的相關說明。有關檔案引用格式的規範,相信歷史期刊應該會有較詳細的說明,畢竟檔案使用最多的莫過於歷史學者,遂針對幾本較知名歷史期刊進行觀察,結果發現《新史學》、《臺灣史研究》、《中央研究院近代史研究所集刊》、《近代中國婦女史研究》等期刊在撰稿體例上皆未有所說明,《故宮學術季刊》雖有列「傳統文獻」引用格式,並說明傳統文獻按朝代排列,再依作者筆劃序排列,如「(清)伊桑阿等纂修,《大清會典․康熙朝》,臺北:文海出版社,近代中國史料三編72輯,1993」,亦屬出版品形式的引用方式,那麼,到底大家都是依據什麼來引用檔案?
《國立政治大學歷史學報》(以下簡稱《政大歷史學報》)在撰稿格式部分有約略說明檔案引用的方式,包括標題、機構、全宗及檔號四個部分,其體例為「〈標題〉,機構,《全宗名》,檔號」,例如:「〈管制重慶市場節約消費以利限價實施案〉,中央研究院近代史研究所藏,《經濟部檔案》,檔號18-26/3-(2)」,所以我們可以知道,《政大歷史學報》體例中所稱「機構」係指檔案典藏單位的意思,而非產生機關,而全宗名則係該檔案所屬最上層分類。《政大歷史學報》的描述方式雖然簡單明瞭,但在說明上,猜想這樣的描述方式應該會有許多人誤植錯誤資訊,例如將產生單位列入機構中,或者是將案名當作全宗名等。有趣的是,《政大歷史學報》雖然對於外文檔案的引用並未有詳細說明,但卻列有範例:「Memo, Merchant to Emmerson, June 22, 1951, 306.11 U. S. Policy toward Nationalit China 1951, box 28, CA Records, RG59, NA.」,透過觀察,可以知道其體例應為「標題, 案卷, 系列(時間), 全宗, 箱號, 典藏單位, 檔號」,有著明確的檔案層級結構,那麼,何以中西文的引用格式會有如此大的差異?
事實上,國內仍有期刊列有明確的檔案引用格式。《國史館館刊》引用格式係以Chicago為基礎,該刊對於檔案文件的引用有著明確的說明。有趣的是,該期刊將檔案文件分作「未出版檔案」、「未出版但已數位化」及「已出版檔案」,三者引用方式,未出版檔案未出版但已數位化檔案引用體例中,參酌了檔案層級概念,希冀引用者能夠詳細說明檔案所屬之全宗、系列、案卷,所以使用者應詳列所引用檔案之各層級資訊;已出版檔案則將其視為出版品中的一個章節進行描述,所以使用者在引用時,需詳列頁碼而非檔號。不論在說明及描述上來看,《國史館館刊》所使用檔案引用格式為較理想的方式。
  • 未出版檔案
體例:「文件名稱」(日期),〈案名或卷名〉,《全宗檔案名稱》,收藏機構,檔號、微捲號或典藏號。(註記方式依檔案提供單位之原方式)
範例:「外交部呈行政院」(民國35年1月11日),〈中葡簽訂平等新約〉,《行政院檔案》,國史館藏,檔號:0641.20/5044.02。
  • 未出版但已數位化檔案
體例:「文件名稱」(日期),〈案名或卷名〉,系列層級(無則省略),《全宗檔案名稱》,收藏機構,典藏號。
範例:「宋子文電蔣中正」(1946年5月28日),〈政治協商與軍事調處(二)〉,革命文獻─戡亂時期,《蔣中正總統文物》,國史館藏,典藏號:002-020400-00006-081。
範例:「商震電蔣介石」(1945年2月4日),〈各國政情(二)〉,特交檔案─分類資料─國際,《蔣中正總統文物》,國史館藏,典藏號:002-080107-00002-010。
  • 已出版檔案
體例:「文件名稱」(日期),收入編者,《書名》(出版地:出版者,出版年月,版次),起迄頁碼。
範例:「善後救濟總署電外交部留穗緬甸華僑請求迅予遣送案請核復」(民國36年2月6日),收入謝培屏編,《戰後遣返華僑史料彙編:緬甸篇》(臺北:國史館,民國92年12月),頁252-254。
上述的引用描述方式其實頗為理想,所以我們可以知道,檔案的引用格式應確實反映檔案管理的層級架構,而這樣的架構則體現檔案產生時之脈絡,對於日後讀者而言,較容易掌握檔案來源,也凸顯所撰寫文章之真實性,這是目前國內歷史學界所忽視的。仔細觀察《國史館館刊》檔案描述的方式,感覺起來比較像是APA格式(明明其他格式看起來都像Chicago,結果這部分卻類似APA?),若依據其原則,修改為我喜歡使用的Chicago格式,則其體例可改為:
全宗,文件名稱,《系列/案名或卷名》(典藏單位所在地點:典藏單位,檔案產生時間),檔號、微捲號或典藏號。
例如:國防部史政編譯局,〈為飭查明繳還國立中央圖書館善本書籍一百箱具報由〉,《台灣區日俘(僑)處理案》(臺北:國家發展委員會檔案管理局藏,1946年4月8日),檔號:B5018230601/0034/545/4010/5/151。

沒有留言 :

張貼留言

此網誌為本人看法,欲討論者請保持冷靜